Obsah
- stupňa
- 1. časť Organizácia poskytovania služieb
- Časť 2 Správa prechodného obdobia
- 3. časť Premýšľanie z hľadiska dlhodobého rozvoja
Ak opustíte pozíciu, je pravdepodobné, že váš nadriadený alebo manažér bude hľadať vašu pomoc, aby sa uľahčilo uzatváranie zmlúv s vašim nástupcom. Ak ste podnikaví a organizovaní, budete schopní zabezpečiť hladký prechod pre vaše podnikanie a odísť a zároveň zostať vynikajúcou povesťou.
stupňa
1. časť Organizácia poskytovania služieb
-
O priebehu odovzdávania diskutujte so svojím nadriadeným. Ak chcete začať, mali by ste sa dôkladne porozprávať so svojím nadriadeným o presnom určení toho, ako bude služba vykonaná. V závislosti od práce, ktorú vykonávate, a od spôsobu, akým váš manažér rád pracuje, možno budete musieť k prechodu veľa prispieť. Môže to zahŕňať skutočnosť, že ten, kto vás nahradí, vás sleduje, či pracujete niekoľko dní alebo aj dlhšie.- Vo väčšine prípadov budete musieť pripraviť aspoň úradný prevodný doklad.
- Diskutujte o tom so svojím manažérom a určte, do akej miery sa od vás očakáva, že prispejete, a na čo sa budete musieť zamerať pri odovzdávaní služby.
-
Urobte predbežnú prezentáciu svojho transferového dokumentu. Keď budete mať jasnú predstavu o očakávaniach svojho nadriadeného, môžete začať písať prevodný dokument. Pomôže vám to zorganizovať sa a klasifikovať všetky rôzne úlohy a informácie, ktoré budete musieť počas tohto prechodného obdobia poskytnúť. Dokument by mal obsahovať tieto prvky:- podrobné informácie o vašich každodenných činnostiach, prioritách a úlohách,
- prehľad základných bodov týkajúcich sa tejto funkcie,
- jasné vyhlásenie o tom, čo sa očakáva od vášho nástupcu,
- zoznam všetkých dôležitých dokumentov, ktoré sa musia zaslať. Môže to byť pracovný plán alebo daná zmluva.
-
Nastavte všetky posledné podrobnosti. Ak viete, že svoj príspevok čoskoro opustíte, môže vám pomôcť vyvinúť väčšie úsilie, aby ste nenechali nič nedokončené. Ak sa vám to podarí, zažijete skutočnú spokojnosť a budete tiež schopní pomôcť tomu, kto vás na dobrej úrovni nahrádza. Tým sa tiež dostanete tým, že budete v dobrých podmienkach so svojimi šéfmi a udržiavate si dobrú povesť.- To nemusí byť vždy možné, ale ak máte priečinok, ktorý sa má dokončiť, vynaložte ďalšie úsilie na jeho dokončenie.
- Okrem toho nová osoba, ktorá príde s dohodou, keď sa blíži k jej uzavretiu, môže mať ťažkosti s jej dokončením, pretože nepozná všetky zložitosti spisu.
-
Porozprávajte sa so svojimi kolegami. Skôr ako váš nástupca nastúpi do úradu, nájdite si čas na diskusiu so svojimi kolegami o odovzdaní a opýtajte sa ich, či si myslia, že existuje niečo, na čo by ste sa mali zamerať. Ak problém pretrváva a vy si to nie ste vedomí, je to príležitosť na vysvetlenie.- Je nepravdepodobné, že nové problémy budú mať vplyv na vaše posledné dni, ale ak ich aspoň viete, budete ich môcť nahlásiť komukoľvek, kto sa na vás zúčastní.
- Poskytuje vám tiež príležitosť uistiť sa, že všetci vaši zamestnanci vedia, že odchádzate a kedy odchádzate. Informujte ich o prechodnom období, aby ich zohľadnili.
- Existuje veľká šanca, že vaša produktivita klesne počas prechodného obdobia, a preto je dobré vopred informovať svojich zamestnancov.
-
Napíšte úradný prevodný doklad. Posledným krokom v príprave na prechod je dokončenie zápisu úradného dokladu o odovzdaní. Môžete použiť koncept, ktorý ste vytvorili, ale nezabudnite ho rozšíriť a zahrnúť všetky dôležité informácie. Tento dokument budete musieť skontrolovať u svojho nadriadeného a všetkých ostatných členov tímu. Pokúste sa to urobiť a pošlite dokument svojmu nástupcovi niekoľko dní pred dátumom nástupu do úradu. Obsah tohto typu dokumentu sa bude líšiť v závislosti od typu vykonanej práce, ale môže obsahovať:- zoznam a časový rozvrh činností, ktoré sa majú vykonať,
- briefing o aktuálnych problémoch,
- kalendár termínov a nadchádzajúcich udalostí,
- prihlasovacie informácie a heslá,
- zoznam užitočných kontaktov,
- príručka o tom, ako spravovať priečinky a súbory v počítači.
Časť 2 Správa prechodného obdobia
-
Na prechod priraďte čo najviac času. Môžete byť stále prítomní, keď váš nástupca nastúpi do úradu, a môžete byť požiadaný o dokončenie komplexnejších služieb.Trvanie tohto prechodu sa líši, ale v niektorých prípadoch budete mať niekoľko dní alebo viac, aby ste pomohli novému urobiť si známku. Všeobecne platí, že čím viac času strávite v prechodnom období, tým viac informácií môžete preniesť.- K dispozícii budete nevyhnutne podrobnosti, na ktoré zabudnete a že vás niekto bude nasledovať, je to dobrý spôsob, ako čeliť rôznym každodenným úlohám, ktoré vykonávate.
-
Osobne odovzdajte dôležité dokumenty. Počas prechodného obdobia je dobré zabezpečiť, aby sa všetky kritické údaje a dôležité dokumenty odovzdávali osobne. Pomôže to zabezpečiť, aby sa v normách vykonávali najdôležitejšie úlohy a aby sa jasne definovali priority. Osobné odovzdanie dokumentov vám tiež umožní dôkladne prediskutovať najzložitejšie problémy pred odchodom.- Táto príležitosť, ktorú budete musieť odovzdať kľúčovým informáciám a zároveň umožniť svojmu nástupcovi, aby sa vás priamo pýtal, je nevyhnutná pre plynulý prechod.
- To vám tiež poskytne príležitosť poskytnúť kužeľ a priniesť niekoľko nuansov do diskusie, ktorá by inak mohla byť ignorovaná.
-
Snažte sa priniesť pomoc. Ak sa ocitnete v kontakte so svojím nástupcom v práci, mali by ste byť vždy podnikaví a starostliví. Usilujte sa identifikovať a pomôcť vyriešiť všetky problémy, ktoré môžu vzniknúť. Osoba, ktorá vás nahradí, môže byť za prvých pár dní zastrašená a trochu plachá a možno sa vás bude báť rušiť svojimi otázkami.- Nezabudnite jasne uviesť, že ste tu, aby ste pomohli a že otázky sú vítané.
- Pomôžete tým vytvoriť situáciu, v ktorej bude zodpovednosť za prenos služieb zdieľaná medzi vaším nástupcom a vami.
-
Zorganizujte stretnutie, aby ste odovzdanie ukončili. Poslednou vecou, ktorú musíte urobiť pred odchodom a dokončením služby, je zorganizovať konečné stretnutie s tým, ktorý vás nahradí. Požiadajte ho, aby predložil prípadné nedoriešené otázky a poznámky, ktoré urobil. Toto stretnutie je vynikajúcou príležitosťou pre nových, aby sa ubezpečil, že chápe svoje povinnosti a úlohy.- Na tomto stretnutí je možné objasniť všetky nejasnosti.
- V závislosti od typu miesta, kde pracujete, môže byť rozumné vyhnúť sa tomu, aby sa na schôdzi zúčastnil váš nadriadený alebo manažér.
- Prinajmenšom by ste mali informovať svojho vedúceho o tom, kde a kedy sa schôdza koná, a opýtať sa, či by ste chceli niečo pridať.
3. časť Premýšľanie z hľadiska dlhodobého rozvoja
-
Zvýraznite akýkoľvek podporný dokument alebo školenie. Pokúste sa považovať prenos služby za príležitosť, ktorá vám pomôže skutočne pomôcť vášmu nástupcovi s úspechom. Prenášate nielen prácu a úlohy, ale snažíte sa tiež pomôcť osobe, ktorá vás nahradí, aby sa profesionálne rozvíjala a dlhodobo prispievala k stabilite vášho starého podnikania.- Môžete to urobiť zadaním akýchkoľvek školení, o ktorých viete.
- Keď ste začali robiť túto prácu, možno ste nasledovali školenia, ktoré vám pomohli urobiť si známku a prispôsobiť sa.
- Nezabudnite to predložiť svojmu nástupcovi a povzbudiť ho, aby preskúmal niekoľko možností.
-
Nezanedbávajte kultúru práce. Ak máte príležitosť tráviť čas s tým, kto si vezme vašu baterku, je dôležité, aby ste sa nezameriavali iba na technické aspekty svojej práce. Každá spoločnosť je jedinečná a má jedinečné prostredie a pracovnú kultúru, ktorá môže zastrašiť alebo zmiasť nováčika. Nezabudnite si vziať čas na vysvetlenie toho, ako veci fungujú vo vašej spoločnosti.- Vynaložte úsilie, aby ste ho predviedli v kancelárii a predstavili ho všetkým zamestnancom.
- Nezabudnite jasne definovať úlohu nováčika a objasniť povinnosti bývalých zamestnancov.
- Ak sa práca, ktorú nový človek vykonáva, mierne líši od vašich alebo jeho priorít a povinností, ktoré sa líšia, uistite sa, že ostatní zamestnanci to vedia.
-
Uveďte svoje údaje. Ak naozaj chcete urobiť viac, poskytnite svoje nové kontaktné údaje novému zamestnancovi. Dalo by sa mu povedať, že má možnosť vás kontaktovať v prípade vážneho problému alebo v prípade, že je potrebné ho viesť. Nie všetci to budú radi, a to bude určite závisieť od vášho vzťahu s vaším bývalým šéfom.- Problém sa často dá vyriešiť jednoduchým e-mailom.
- Skutočnosť, že navrhujete pomôcť aj po odchode, zanechá dobrý dojem a pomôže zlepšiť vašu povesť.