Ako spravovať svoje priority pomocou Excelu

Obsah

• stupňa

je wiki, čo znamená, že veľa článkov napísalo niekoľko autorov. Na vytvorenie tohto článku sa na jeho vydaní a zlepšovaní v priebehu času podieľalo 20 anonymných osôb.

Samozrejme je možné zaregistrovať svoje úlohy, ktoré sa majú vykonať prioritne, na kus papiera, ak sa cítite schopní robiť všetko v popoludňajších hodinách.

Ak však narazíte na veľa vecí, ktoré sa majú urobiť súčasne, mnohé z nich sa často odložia na nasledujúci deň, ak to nie je o mesiac neskôr. Vďaka tabuľke programu Excel, ktorú navrhujeme vytvoriť v tomto článku, vaše priority bude automaticky spravovať program Excel podľa budúcich termínov a poradie úloh, ktoré sa majú splniť, bude reorganizované, aby ste ich mohli čo najmenej odložiť. ,

Postupujte podľa tohto sprievodcu a za 20 minút budete mať veľmi efektívny spôsob, ako spravovať svoje priority v počítači.

Poznámka: Podľa medzinárodných verzií programu Excel bod - oddelenie vo vzorcoch sa môže nahradiť bodkočiarka.

stupňa

1. 
   

   
   Vytvorte kartu „Desktop“ alebo „Home“. Otvorte nový pracovný hárok programu Excel. Pravým tlačidlom myši kliknite na kartu „List1“ v dolnej časti obrazovky a kliknite na „Premenovať“. Namiesto toho zaregistrujte dom alebo kanceláriu.

2. 
   

   
   
   
   Rovnakým postupom ako v prvom kroku tiež premenujte „Sheet2“ na „Pattern“ a „Sheet3“ na „Points“.

3. 
   

   
   Vytvorte tabuľku dôležitosti. Na karte „Body“ vyplňte stĺpce A, B a C takto:

4. 
   

   
   Definujte názov „Dôležitosť“. Vyberte bunky A2 až C7. V programe Excel 2007 alebo novšom kliknite na „Vzorce“ a potom na „Definovať názov“. V Exceli 2004 alebo novšom kliknite na "Vložiť"> "Definovať"> "Názov".
   • Keď vás program Excel požiada o nastavenie názvu, zadajte „Dôležitosť“ a kliknite na „OK“.

5. 
   

   
   Vytvorte tabuľku úsilia. Opakujte kroky 3, 4 a 5, aby ste vytvorili tabuľku úsilia v stĺpcoch E, F, G. Vyberte bunky E2 až G6 a definujte ich názvom "Úsilie".

6. 
   

   
   
   
   Vytvorte tabuľku mimoriadnych udalostí. Zopakujte kroky 3, 4 a 5, aby ste vytvorili núdzovú tabuľku v stĺpcoch I, J a K. Tieto bunky definujte názvom „Núdzové situácie“.

7. 
   

   
   Podľa záhlavia zadajte hlavičky na karte „Domov“ alebo „Kancelária“. Budeme predpokladať, že ste sa rozhodli pomenovať túto kartu „Dom“. Kliknite naň a do riadku 1 vložte nasledujúce hlavičky:
   • A - Priorita; Tu uvedieme vzorec priorít 1 pre najdôležitejšie úlohy. Toto číslo však môže dosiahnuť viac ako 100.
   • B - Úloha; názov úlohy, ktorá sa má vykonať
   • C - Dôležitosť; bude to zaznamenané pomocou písmen A, B, C, D, E alebo F tabuľky.
   • D - Úsilie, Poznámka medzi 1 a 5, vychádzajú z tabuľky „Úsilie“.
   • E - Núdzové situácie; Vzorec založený na konečnom termíne na dokončenie úlohy
   • F - konečný termín; Dátum, kedy sa musí úloha dokončiť najneskôr. Lehoty sa v liste nemusia vždy dodržať. „Zrýchlenie“ vám teda oznámi dátum, kedy by ste mohli začať s vykonávaním tejto úlohy, a „Rozšírenie“ vám poskytuje dátum, do ktorého je možné úlohu odložiť. Napríklad by sme mohli dať 5-dňové zrýchlenie a 4-dňové predĺženie úlohy „Choď do kaderníka“ - v skutočnosti by nemalo zmysel ísť kaderníkovi dva týždne vopred a ľudia by si začali všímať, že Ak máte meškanie viac ako 4 dni, musíte navštíviť kaderníctvo.
     
     
   • G - Zrýchlenie - Počet dní pred uzávierkou, od ktorej by ste už mohli začať úlohu (začať).
   • H - predĺženie; automatické predĺženie termínu
   • I - zostávajúce dni; je to vzorec, ktorý počíta počet dní pred uzávierkou. Vzorec vráti záporný počet dní v prípade prekročenia termínu.
   • J - dátum ukončenia; dátum dokončenia úlohy.
   • K - Komentáre; všetky podrobnosti týkajúce sa úlohy, ktorá sa má vykonať

8. 
   

   
   Zadajte zoznam úloh. Upozorňujeme, že stĺpce „Priorita“, „Núdzový stav“ a „Zostávajúce dni“ zostali prázdne. Doplníme ich neskôr pomocou vzorcov. Nižšie sú uvedené príklady domácich prác, ktoré možno budete musieť urobiť.

9. 
   

   
   Medzi vzorcami pre „Zvyšné dni“, „Núdzové situácie“ a „Priorita“. Tieto vzorce sa musia uviesť v druhom riadku každého zo stĺpcov uvedených v predchádzajúcej vete.
   • V stĺpci I (zostávajúce dni) = F2-SI (ESTVIDE (J2), DNES (), J2)
   • V stĺpci E (Núdzové) = SI (I2> G2,5, SI (I2> 0,4, SI (I2 = 0,3, SI (I2 + H2> 0,2,1)))))
   • V stĺpci A (priorita) = VLOOKUP (C2, dôležitosť, 2, FALSE) + VLOOKUP (D2, úsilie, 2, FALSE) + VLOOKUP (E2, núdzové, 2, FALSE)

10. 
    

    
    Prepnite formát bunky I2 na "Number". Kliknite pravým tlačidlom myši na bunku, vyberte "Formát bunky" a kliknite na "Číslo". Do políčka „Počet desatinných miest“ zadajte „0“. Kliknite na „OK“.

11. 
    

    
    Skopírujte vzorce v stĺpcoch „Priorita“, „Núdzový stav“ a „Zostávajúce dni“ a rozšírte ich na zostávajúce prázdne políčka v každom z týchto stĺpcov. Najprv kliknite na „E2“ a súčasne stlačte klávesy „CTRL“ a „C“, potom vyberte bunky E3 až E10 a súčasne stlačte klávesy „CTRL“ a „V“. Rovnakým spôsobom rozšírite vzorec I2 v kolónkach I3 až I10. Nakoniec tento postup opakujte znova, aby sa vzorec A2 rozšíril na bunky A3 až A10. Nezabúdajte na podivné hodnoty vrátené bunkami na riadkoch, kde nie je napísaná žiadna úloha.

12. 
    

    
    Zoraďte riadky podľa poradia priorít. Vyberte bunky A1 až K1 a zväčšte tento výber tak, aby zahŕňal všetky riadky obsahujúce úlohu. Potom kliknite na položky „Údaje“> „Filter“.

13. 
    

    
    Uložte tabuľku vrátane dátumu, aby ste zistili posledný dátum otvorenia súboru.

14. 
    

    
    Vykonajte vykonané úlohy. Po dokončení úlohy ju zadajte do stĺpca Dátum ukončenia. Zapamätajte si tento trik: Keď súčasne stlačíte „CTRL“ + „;“ (kláves Control a;), aktuálny dátum sa automaticky zobrazí vo vybranej bunke.

15. 
    

    
    Sledujte, ako sa vaše priority menia každý deň. Tu sú priority pre nasledujúce dni. 13. júla sú všetky úlohy, ktoré sa majú vykonať, pred obdobím tzv. Zrýchlenia. 20. júla sú hlavnými prioritami (priority s najmenším počtom) štyri úlohy a medzi nimi aj kosenie trávy (ktorá dosiahla svoj konečný termín). 21. júla je priorita kosenia trávy ešte väčšia (vstúpili sme do obdobia „dextension“) a 23. júla sa táto priorita ešte zvýšila, pretože sme prešli obdobím „dextension“. Taktiež vidíme, že úloha „Zaplatiť poplatky“ sa v dňoch 23. a 25. júla zvýšila.

rada

• Prečítajte si články uvedené nižšie a získajte viac informácií o tom, ako spravovať svoj čas a priority.
• Kópiu tejto tabuľky je možné stiahnuť na nasledujúcu adresu:
• = IF (deň (TODAY (), 2)> 5, dnes () - (deň (TODAY (), 2) -5) 7 +, dnes () - (deň (TODAY (), 2) -5))
• Ak je to potrebné, neváhajte usporiadať zoznam úloh denne.
• Rozdeľte svoje veľké úlohy na niekoľko menších.
• Skopírujte svoje opakujúce sa úlohy na karte „Šablóna“, aby ste ich mohli ľahko nájsť a skopírovať.
• Môžete slobodne meniť body priradené každej úrovni priority.
• V rovnakom zošite programu Excel nemiešajte úlohy týkajúce sa vašej rodiny a vášho domova s ​​úlohami súvisiacimi s prácou.
• Môžete do tejto tabuľky pridať nové stĺpce - kto vám priradil úlohu, do ktorej kategórie je úloha napísaná a tak ďalej.
• Použite nástroj AutoFilter na výber úloh, ktoré sú po termíne (naliehavosť = 1) alebo veľmi dôležité úlohy (dôležitosť = "A").
• Jedným zo spôsobov, ako neustále udržiavať aktuálnu úlohu stále aktuálnu, je zadanie do stĺpca „Konečný termín“ (tento príklad je založený na piatku, ktorý je tu označený ako „5“).
• Pridajte do svojho stĺpca „Termín“ podmienený formulár (pomocou funkcie „SI“), aby ste automaticky uviedli, kedy termín uplynul.
  
  
• Každý týždeň alebo mesiac spočítajte počet úloh vykonaných počas zvoleného obdobia. Toto by mohla byť jediná pozitívna spätná väzba, ktorú dostanete za svoju prácu.
• Tento vzorec berie aktuálny dátum (pondelok = 1, utorok = 2 atď.) A kontroluje, či sme už uplynuli alebo nie v piatok aktuálneho týždňa. Ak je to tak, vzorec pridá 7 k aktuálnemu piatku, aby sa výsledok ako výsledok vrátil nasledujúci piatok. Ak piatok ešte nie je predbehnutý, potom vzorec jednoducho vráti dátum piatok tohto týždňa.
• V tomto príklade je pondelok = 1, utorok = 2, streda = 3, štvrtok = 4, piatok = 5, sobota = 6, nedeľa = 7.
• Tento vzorec tiež môžeme zmeniť tak, aby fungoval napríklad v utorok. Vo vyššie uvedenom zozname vidíme, že utorok = 2, je preto potrebné zmeniť vzorec uvedený vyššie predovšetkým po 5.

varovanie

• Tento hárok pravidelne ukladajte.
• Čísla priradené týmto rôznym prioritám nie sú vždy usporiadané. Naplnenie priority priradeným číslom „1“ teda nezvýši počet spojený s ostatnými prioritami. Je možné, že niektoré priority majú priradené číslo, ktoré presahuje 100, a všetky možné čísla nie sú priradené k prioritám. Odporúčam vám zamerať sa na priority s číslami od 1 do 12.
• Nerobte si starosti, ak do tejto tabuľky napíšete veľa úloh. Absolútne nie je trápne, že úlohy zostávajú v dolnej časti zoznamu niekoľko mesiacov. Keď sa ich konečný termín blíži, začnú byť v zozname.
• Spôsob, akým spravujete svoj čas, je pre vás jedinečný a táto tabuľka pre vás nemusí byť vôbec vhodná. Môžete si tiež myslieť, že každý deň si tento súbor musíte otvoriť príliš veľa alebo je príliš rušivý. Preto by táto tabuľka mohla byť pre vás napríklad užitočná, čo sa vášmu susedovi javí ako úplne zbytočné alebo naopak.
• Namiesto aplikácie Excel môžete použiť tabuľku online tabuľkového softvéru Google. Váš súbor bude teda k dispozícii odkiaľkoľvek, odkedy budete mať prístup na internet.